Le secrétariat externe est un service essentiel pour de nombreux cabinets ou entreprises, qu’ils soient petits ou grands. Pourtant, plusieurs questions reviennent souvent lorsqu'il s'agit de comprendre les avantages et les modalités de ce type de service de secrétariat téléphonique. Dans cet article, nous répondons aux cinq questions les plus fréquentes que se posent les professions libérales et les entreprises sur les secrétariats externes.
1. Qu’est-ce qu’un secrétariat externe ?
Un secrétariat téléphonique externalisé comme Atoocall est une entreprise spécialisée à laquelle vous pouvez confier la gestion de vos appels. Ce service permet de déléguer la prise d’appels, la gestion des agendas, la prise de messages. Il est particulièrement utile pour les petits cabinets ou entreprises qui n’ont pas les moyens d'embaucher un.e secrétaire à temps plein, ou pour les grandes structures qui souhaitent optimiser la gestion de leurs flux d’appels.
Avantage clé Atoocall : vous bénéficiez d’un service professionnel sans avoir à gérer les contraintes liées à l’embauche et à la formation de personnel interne.
2. Quelles sont les tâches que peut gérer un secrétariat externe ?
Un secrétariat externe tel qu’Atoocall ne se limite pas seulement à répondre aux appels. Les entreprises de secrétariat externalisé peuvent gérer une multitude de tâches comme :
- La prise de rendez-vous via des outils partagés.
- La redirection des appels vers les bons interlocuteurs.
- La gestion des urgences ou des priorités dans les appels.
- Le filtrage des appels non sollicités.
- La gestion de l’agenda des collaborateurs.
- La transmission de messages par email ou SMS.
Atoocall propose même des services personnalisés en fonction des besoins spécifiques du client.
Avantage clé Atoocall : une flexibilité qui permet de s’adapter aux exigences particulières de chaque cabinet ou entreprise.
3. Est-il possible de personnaliser le service de secrétariat externe ?
Oui, un secrétariat externe comme Atoocall peut être entièrement personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de chaque cabinet ou entreprise même pour des volumes d’appels très faibles. Cela inclut la personnalisation des scripts de réponse, l’adaptation des horaires de service et même l’ajustement des processus pour coller à la manière de travailler de l’entreprise pour un maximum de discrétion. Par exemple, un médecin généraliste voudra que les secrétaires transfèrent tous les appels des patients lorsque d’autres ne voudront pas être dérangés lors des consultations.
Avantage clé Atoocall : le service peut être conçu pour correspondre exactement aux demandes des professionnels de santé ou à l’image de marque et aux procédures internes des entreprises.
4. Quelle est la disponibilité d’un secrétariat externe ?
L’un des grands avantages d’un secrétariat téléphonique comme Atoocall est sa capacité à être disponible bien au-delà des horaires classiques de bureau. Atoocall vous offre une amplitude horaire de 7h30 à 19h du lundi au vendredi et de 7h30 à 12h le samedi. Cette amplitude horaire est particulièrement utile pour les cabinets et entreprises qui reçoivent des appels le week-end ou pour ceux qui veulent s’assurer de ne jamais manquer un appel important en dehors des heures de travail habituelles.
Avantage clé Atoocall : une large disponibilité garantit la prise en charge de chaque appel, même en dehors des horaires de bureaux.
5. Quels sont les avantages financiers d’un secrétariat externe ?
Le recours à un secrétariat téléphonique externalisé comme Atoocall peut représenter une économie importante pour les cabinets et entreprises. Au lieu de recruter du personnel dédié, d’investir dans des infrastructures ou de gérer les coûts liés aux absences, nous proposons des tarifs de permanence téléphonique qui sont des forfaits adaptés à vos besoins et ajustés au nombre d’appels réellement traités chaque mois.
Avantage clé Atoocall : une solution économique avec un premier forfait à partir de 76€/mois qui permet de maîtriser les coûts tout en bénéficiant d’un service professionnel et personnalisé.
En conclusion, le secrétariat téléphonique est une solution flexible, économique et professionnelle qui répond aux nombreux besoins des cabinets et des entreprises. Que ce soit pour gagner du temps, gérer les appels hors horaires classiques ou offrir un service client impeccable, un secrétariat externalisé comme Atoocall s’adapte à différents secteurs tout en garantissant une continuité de service optimale.
Contactez-nous au 05 56 42 76 76 ou par mail à l’adresse guenael.rio@atoocall.com pour avoir toutes les réponses aux questions que vous vous poseriez encore ou pour connaître nos tarifs de permanence téléphonique.
