La communication efficace entre une entreprise ou un cabinet et son secrétariat téléphonique est essentielle pour garantir un service de haute qualité et une expérience client ou patient optimale. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, voici quelques conseils pour établir une bonne communication et travailler efficacement avec votre secrétariat téléphonique.
1. Définir des attentes claires
La première étape pour une collaboration réussie est de définir des attentes claires dès le départ. Cela inclut la définition des objectifs, des tâches spécifiques et des protocoles à suivre. Discutez des types d’appels à traiter, des messages à transférer et des détails sur la manière de gérer les situations spéciales ou d'urgence. Assurez-vous que votre secrétariat téléphonique comprend bien votre vision et vos objectifs. Chez Atoocall nous fixons systématiquement un rendez-vous avant de commencer la collaboration afin de comprendre au mieux les attentes du client.
2. Fournir des informations détaillées
Pour que votre secrétariat téléphonique fonctionne efficacement, il est important de lui fournir toutes les informations nécessaires. Cela peut inclure des scripts d’appel, des détails sur vos produits ou services, ainsi que des réponses aux questions fréquentes. Plus nous sommes informés, mieux nous pouvons représenter votre entreprise ou cabinet et répondre aux demandes des clients ou patients. Cela peut aller des horaires d’ouvertures à la situation géographique de votre cabinet en passant par le nom du praticien dans le cabinet à côté du vôtre.
3. Établir un retour d'information régulier
Le feedback est essentiel pour améliorer la collaboration. Vous pouvez organiser des points réguliers pour discuter du traitement des appels, résoudre les difficultés rencontrées et évaluer les scripts en place. Encouragez un échange ouvert où les deux parties peuvent discuter des réussites et des défis rencontrés. Chez Atoocall notre responsable plateau et notre superviseur sont toujours disponibles pour répondre à vos mails ou à vos appels.
4. Valoriser l'équipe de secrétariat
Montrez de la reconnaissance pour le travail de votre secrétariat téléphonique. Que ce soit par de simples remerciements au téléphone pour un service exceptionnel ou des échanges écrits pour communiquer votre satisfaction, reconnaître leurs efforts peut les motiver pour continuer à travailler dur pour répondre à vos attentes. Chez Atoocall nous sommes ravis d’avoir régulièrement des retours de clients ou même de patients que nous avons au téléphone qui sont très contents de nos échanges et de notre travail.
Établir une bonne communication avec votre secrétariat téléphonique repose sur des attentes claires et un retour d’information régulier. Avec Atoocall, votre secrétariat téléphonique à Bordeaux, profitez d’une collaboration où les échanges et la communication sont quotidiens, vos demandes et retours pris en compte dans la journée pour une satisfaction optimale de vos clients ou patients.
Contactez-nous au 05 56 42 76 76 ou par mail à l’adresse guenael.rio@atoocall.com pour avoir plus d’informations et pour commencer une collaboration fructueuse sous le signe d’une excellente communication.
