L’accueil téléphonique pour les professions libérales : les clés de la confiance
Déléguer tout ou partie de son accueil téléphonique les yeux fermés. Un saut dans le vide que la majorité des professionnels du secteur libéral acceptent de faire. Par contrainte, lors d’un besoin ponctuel, par choix stratégique… au quotidien, ils confient la responsabilité de leur standard téléphonique à des sociétés comme Atoocall avec des attentes très fortes en matière d’efficacité et de professionnalisme. C’est en répondant au quotidien à ces critères d’excellence que se gagne la confiance et la fidélité de nos partenaires.
Sous-traiter l’accueil téléphonique : un choix justifié
Parmi les types de demandes que rencontre le secteur de l’accueil téléphonique, la gestion déléguée de standard téléphonique demeure un grand classique. La sous-traitance de ces tâches est une opportunité pour les partenaires issus des professions libérales tels que les domaines juridiques ou médicaux. Ceux-ci peuvent en effet profiter du temps dégagé pour concentrer leurs efforts sur leur cœur de métier. Pour autant, cette composante essentielle de l’accueil ne doit pas être négligée et le choix d’un prestataire rompu à l’exercice est évidemment de mise. Voyons quels peuvent être les différentes caractéristiques d’un partenariat gagnant dans ce contexte.
Garantir un accueil de qualité et travailler en toute tranquillité
Le besoin premier est évidemment nourri par l’ambition de ne perdre aucun appel. C’est une règle d’or. Afin de répondre à cet impératif, la mise en place d’un accueil en horaires étendus est évidemment la première chose à faire. Joignables de 7h30 à 19h en semaine, ainsi que le samedi matin, les services d’Atoocall interviennent en appui des assistantes et secrétaires. Autre cas de figure, il est également possible d’intervenir en complément des horaires classiques. Enorme avantage pour nos clients, le confort d’être soutenu en cas de recrudescence d’activité comme en cas de coup dur. En déléguant à Atoocall la responsabilité de l’accueil téléphonique, ceux-ci peuvent éventuellement confier à leurs propres collaborateurs des tâches plus spécialisées et/ou à plus forte valeur ajoutée. De la prise de message, à la mise en relation en passant par la gestion de rendez-vous, notre équipe, qualifiée et formée, est capable de vous épauler au pied levé. Détail d’importance, comme c’est le cas pour d’autres problématiques rencontrées, il s’agit également pour les collaborateurs d’Atoocall d’être formée en amont aux outils des partenaires et tiers acteurs (outil de prise de rdv en ligne par exemple). Autre facteur clé de succès pour la mise en place d’une démarche d’accueil téléphonique gagnante : la fidélisation des collaborateurs. Avec un faible taux de turn-over, une équipe soudée et pérenne a bien plus de chance de répondre aux critères de qualité salués quotidiennement par nos clients. Deux indicateurs de performance sont à regarder de près : la rapidité de la réponse d’une part, et le temps moyen de mise en attente d’autre part. En ce qui concerne Atoocall et à titre d’exemple uniquement, le décroché s’effectue en moins de 3 sonneries pour 90% des appels reçus. Concernant le temps d’attente, celui-ci est en moyenne de 30 à 60 secondes. Deux indicateurs d’efficacité qui traduisent l’ambition d’Atoocall de tendre vers l’excellence. Enfin, sachez que la délégation de l’accueil téléphonique n’est pas pour autant synonyme de cloisonnement. Au contraire, une bonne relation prestataire / client passe aussi par un dialogue constant et participe à la création d’une relation de proximité et un service ultra-personnalisé.
